Qué es la plataforma de Gestión de Activos Digitales (más conocida como DAM – Digital Asset Management)?
DAM es una categoría de software que básicamente consiste en centralizar, estandarizar, distribuir y principalmente administrar archivos digitales para que todos los involucrados en procesos como el trade marketing, customer marketing, brand development, ventas, sales capabilities, project management, entre otros, puedan consumir activos digitales siempre aprobados, actualizados y centralizados de forma rápida y segura.
El uso de una plataforma DAM para la gestión de archivos digitales tiene una serie de ventajas, principalmente cuando las corporaciones necesitan distribuir activos digitales en una cadena capilarizada y compleja (échale un vistazo al artículo ¿Cuáles son las ventajas del uso de plataforma de gestión de archivos digitales-DAM?) pero como todo que tiene ventajas, hay también desafíos.
Cuáles son los desafíos del DAM
Ningún producto es perfecto y totalmente inmune a problemas y la elección correcta del proveedor de la plataforma DAM reduce considerablemente el esfuerzo para superar estos desafíos:
Propiedad y adopción del usuario – propiedad en el sentido de tener un administrador que haga que las cosas funcionen, pautas para la creación de taxonomías, organización de la estructura de la plataforma y acceso a todos los numerosos actores de la cadena. Para que la plataforma sea efectiva, todos en la organización deben usarla para obtener todos sus beneficios potenciales. Una vez implementado, todos deben estar capacitados para usarlo y contar con servicios de soporte. Es necesario tener a alguien responsable de administrar la plataforma para dar instrucciones de uso y ser responsable en el día a día.
Para esto es necesario tener una plataforma que facilite todas estas cosas, en la cual los procesos para agregar nuevos usuarios son simples y no traen “cuellos de botella” a los administradores de herramientas; donde la creación de taxonomías y la funcionalidad de cambio se hacen divertidas y fáciles y todos los cambios necesarios se realizan automáticamente; que el acceso a todos los que lo utilizan en la cadena se simplifique utilizando herramientas y tecnologías a las que se adaptan sin que se les solicite acceder a su plataforma DAM para solicitar, obtener o distribuir sus activos.
Por lo tanto, tanto la administración de la plataforma como la adopción del usuario se vuelven simples y ya no son un desafío.
Integración – Sistemas DAM deberán trabajar con varios otros sistemas heredados actualmente en uso en la organización, según el modelo de negocio, por ejemplo, Gestión de la relación con el cliente (CRM), Sistema de gestión de contenido (CMS) o Planificación de recursos empresariales (ERP). Una buena plataforma DAM permite la integración con cualquier plataforma dentro de la estructura de su organización mediante el uso de la interfaz de programación de aplicaciones (API) que se comunica con los diversos canales y sistemas de su modelo de negocio e intercambia archivos e información de manera simple y automática. Sin esto, tendrá que cambiar los activos entre plataformas manualmente, dejándolos inutilizables por razones de costo, principalmente porque la creación y utilización de activos continuará creciendo.
Metadatos – Plataformas DAM utilizan metadatos. Sin embargo, si sus metadatos no se ajustan, su plataforma DAM tampoco lo hará. Deberá organizar todos los activos de una manera que facilite la búsqueda. Una vez más, elegir su proveedor de DAM afecta el uso de metadatos y la efectividad de la plataforma, ya que la herramienta debería ayudarlo a identificar el activo, enriquecerlo y organizarlo de acuerdo con el marco de taxonomía que hayas creado, todo de manera automática.
Costos – Deberá tener en cuenta los costos de mantenimiento de la plataforma DAM una vez que se instale a medida que su organización crezca y el uso de activos y nuevos usuarios también. Una vez más, la elección de su proveedor de DAM tiene un impacto decisivo en estos costos ya que la plataforma basada en la nube (cloud-based) reduce el costo del tráfico en su entorno de red, permite la escalabilidad ya que los recursos de la nube pueden escalar fácilmente a la medida que aumenta el uso y la disponibilidad.
De todos modos, existen numerosas ventajas al usar la plataforma DAM y los desafíos se pueden superar fácilmente eligiendo un buen proveedor de plataforma Échale un vistazo también al artículo sobre la diferencia entre la plataforma DAM y la plataforma de almacenamiento de archivos.
Al comprender las necesidades de su negocio, las necesidades de todos los actores de su cadena de suministro, la complejidad de sus canales de marca y comunicación, las ventajas y desafíos, y especialmente las diferencias entre los dos modelos de plataforma (DAM y almacenamiento de archivos) es fácil percatarse si es hora de migrar sus activos para una plataforma DAM que se especialice en esto.
Ahora que ha entendido las ventajas y los desafíos de la gestión de activos digitales para las corporaciones, descubre a Yapoli:
Una plataforma inteligente que optimiza la gestión y distribución de archivos digitales para las corporaciones de forma segura, conveniente, rápida y mensurable.