Problemas para encontrar conteúdos? Publicou versões erradas de fotografias ou vídeos de campanhas ou teve que pagar alguma multa por violação de direitos autorais ou de imagem?

Muitas empresas continuam se adaptando às inúmeras inovações que nascem todos os dias na transformação digital buscando aumentar a produtividade e performance. Em um mundo em que a mídia de conteúdo é hoje o ator principal e traz conversão aos produtos nos diversos canais de comunicação (ON e OFF), as empresas têm focado mais e mais na produção de conteúdos em diversos formatos.

Com a grande quantidade de arquivos digitais que a empresa precisa gerenciar é muito fácil que se perca o controle e a visão geral de tudo o que é produzido e distribuído em toda a cadeia de mídia da empresa. O que as empresas têm feito com mais frequência é recorrer a soluções de emergência como plataformas de armazenamento de arquivos (DropBox, Microsoft Sharepoint, Google Drive) ou mesmo soluções de transferência de arquivos (WeTransfer) que podem impactar a segurança da informação e acesso à rede interna da empresa e isso significa que o caos é quase garantido à medida que as quantidades de conteúdos, dados, canais e players aumentam exponencialmente.

Para solucionar esse problema a indústria de software criou o modelo DAM (Acrônimo para Digital Asset Management) que é uma plataforma desenvolvida para organizar, enriquecer, versionar, arquivar e distribuir arquivos digitais. E ela traz inúmeros benefícios para a organização. Listamos aqui 9 deles:

1. Organização: O DAM (Digital Asset Management) certifica-se de que os ativos digitais estão armazenados corretamente. Isso significa que os dados não se perdem, arquivos duplicados são eliminados e, portanto, não há versões incorretas dos seus recursos. Isso cria uma visão geral clara, economizando tempo e principalmente, espaço no servidor uma vez que, normalmente, as plataformas trabalham em nuvem.

2. Escalabilidade: Tipos de arquivos incomuns ou grande quantidade de fotos, imagens, documentos ou vídeos podem ser facilmente processados por um sistema DAM. A escalabilidade em termos de quantidade de dados não tem limite.

3. Pesquisa rápida e simples: Um bom sistema DAM mostrará como você pode facilmente usar seus ativos de várias maneiras: função de pesquisa para encontrá-los de maneira rápida e simples e, em seguida, atribuir o conteúdo relevante a diferentes canais e distribuí-los a diferentes players na sua cadeia sem impactar a segurança. Você sempre saberá exatamente onde e quando o recurso foi consumido.

4. Direitos Autorais: A gestão de direitos autorais é um verdadeiro trunfo. Diferentes funções podem ser atribuídas para controlar quem tem qual nível de acesso aos ativos e como eles podem ser visualizados. O DAM também gerencia contratos de licença para esses ativos. Isso significa que as fotos são ocultadas automaticamente quando a licença expirar. Isso oferece proteção contra casos de direitos autorais e, portanto, possíveis custos legais.

5. Multiformatos: O DAM também pode ajudar com as alterações de formatos: os designers usam programas da Adobe, enquanto que os desenvolvedores usam XML, APIs ou JSON. O sistema cuida da tecnologia complexa necessária e significa que você pode trabalhar com todos os tipos de ativos sem precisar de software especializado e caro, treinamento ou ter que pagar por licenças.

6. Multicanais: A distribuição de conteúdo por meio de vários canais de marketing via sistema DAM é muito eficiente em termos de tempo e custo-benefício. Quanto mais canais estão sendo operados, mais sentido isso faz principalmente ao considerar o Trade Marketing. Isso porque as empresas que atuam digitalmente operam microsites, sites, páginas de marcas, canais de mídia social, canais de parceiros, canais de e-commerce, etc. Graças a inúmeras integrações com outros sistemas, como CMS (Content Management System), PIM (Product Information Management) ou serviços de nuvem, as informações são armazenadas centralmente em um sistema DAM. Com a ajuda de conectores para os canais relevantes, podem ser facilmente exibidos sem qualquer problema com a veiculação de mídia.

7. Soluções de Armazenamento de Arquivos: Soluções temporárias, como CMS, Microsoft Sharepoint, Box, entre outros, não podem replicar a profundidade de um sistema DAM. O esforço técnico necessário para ajustá-los e configurá-los para tornarem-se minimamente um DAM seria substancialmente grande. E fica claro que faltariam muitas funcionalidades nessas soluções incompletas quando comparadas a um sistema DAM que foi projetado e desenvolvido para essa finalidade.

8. Hub de Conteúdo: Uma estrutura central é extremamente importante. Se, por exemplo, apenas o gerente de marketing sabe onde certas imagens estão em um sistema de pastas complexo no Dropbox, esse conhecimento é isolado. Se o gerente se ausentar temporariamente ou deixar a empresa, todo o trabalho investido nessas imagens são desperdiçados, pois as mesmas não poderão ser encontradas e, muito provavelmente, precisarão ser refeitas. Um sistema DAM se torna um hub de conteúdo, disponibilizando ativos para todos.

9. Metadados: Eles trazem ordem. Quanto mais específicas forem as palavras-chaves alocadas aos ativos, mais fáceis elas poderão ser encontradas. Isso requer algum trabalho ao inserir os dados, mas compensa durante os negócios em andamento.

Se a sua empresa não é muito ativa digitalmente ou gerencia um número muito insignificante de recursos digitais, um sistema DAM não vai ajudá-lo. Todas as outras devem considerar se a compra de um sistema DAM viria a agregar o tema de inovação significativo da sua estratégia digital quando se quer prover agilidade dentro de toda a cadeia de marketing no que diz respeito a conteúdo digital. Se o seu time de campo não consegue encontrar o arquivo certo na hora da venda, ou se você expõe a segurança da informação da sua empresa na hora de distribuir seus ativos digitais para todos os players então está na hora de você agir! Agora que você já entendeu os benefícios da gestão de ativos digitais para as organizações, descubra a Yapoli:

Uma plataforma inteligente que otimiza a gestão e distribuição de arquivos digitais para as corporações de forma segura, prática, rápida e mensurável.