Antes de começar a discutir as diferenças entre essas duas plataformas vamos aos conceitos:
O que é plataforma de Gestão de Ativos Digitais (mais conhecida como DAM – Digital Asset Management)
DAM é uma categoria de software que consiste basicamente em centralizar, padronizar, distribuir e, principalmente, gerenciar os arquivos digitais para que todos os envolvidos nos processos da indústria como trade marketing, customer marketing 1, brand development 2, vendas, sales capabilitites 3, project management 4, entre outros, possam consumir ativos digitais sempre aprovados, atualizados e centralizados de maneira rápida e segura.
O que é plataforma de Armazenamento de Arquivos (mais conhecida como Cloud Storage)
Armazenamento em Nuvem ou Cloud Storage é um modelo de armazenamento de arquivos online que permite que você mantenha seus dados sincronizados com todos os seus dispositivos, tais como tablets, smartphones, notebooks e desktops. Essencialmente os dados ficam armazenados em um servidor e todas as alterações realizadas em qualquer um de seus dispositivos são propagadas para os outros sincronizados nesse servidor (desde que os mesmos estejam conectados à internet). Fonte: Infortrend Brasil
É inegável que a tecnologia deu saltos “quânticos” na criação de plataformas e serviços que vieram facilitar nosso dia a dia. Até 2012 não se imaginava possível acessar um arquivo armazenado em um “HD virtual” num conceito que seria chamado de “nuvem” e que poderia ser acessado a qualquer hora por qualquer dispositivo. O conceito em si é antigo mas não era disponível para nós mortais, usuários de serviços de internet, até que as plataformas de serviços de armazenamento de arquivos foram criadas (dropbox, one drive, Google drive, Microsoft sharepoint, etc… Os serviços citados são marcas registradas de seus respectivos fabricantes).
Elas realmente facilitaram a vida dos usuários e se tornaram massivamente usadas não só por pessoas físicas, mas por empresas no sentido de disponibilizar arquivos para seus funcionários e colaboradores externos. De uma certa forma isso reduziu o volume de acessos e transações de arquivos na rede interna uma vez que este volume passou a trafegar na nuvem e não na rede da empresa.
O conceito das plataformas DAM (Digital Asset Management) nasceu na década de 90 com foco no armazenamento de arquivos digitais para as indústrias e pouco acessível aos usuários. Hoje as plataformas DAM têm crescido exponencialmente em virtude das necessidades das corporações terem funcionalidades mais profissionais e complexas do que uma simples plataforma de Cloud Storage.
Há uma grande diferença que você precisa saber
Existe uma diferença fundamental entre as plataformas de Cloud Storage e Gestão de Arquivos Digitais e é uma questão de design tão fundamental que afeta as funcionalidades do produto e experiências do usuário e cria uma lacuna gigante entre esses dois tipos de plataformas:
As plataformas de Cloud Storage concentram-se nos usuários e nas suas coleções de arquivos. Por padrão, quando você salva algo em sua pasta ela permanece privada. Você pode optar por colocar o arquivo em uma pasta compartilhada ou enviar e-mail de compartilhamento para esse arquivo, mas esse modelo não é padrão da plataforma. Ela não foi desenhada para este fim. Você pode correr o risco de abrir brechas na sua rede interna no acesso de terceiros externos e também este e-mail compartilhado pode se perder em uma caixa de entrada extensa.
As plataformas DAM são centradas em ativos. Quando você armazena algo em uma plataforma DAM ele é compartilhado por padrão, mas você pode restringir o acesso somente ao que você deseja compartilhar por meio das funcionalidades de permissionamento e moderação.
A plataforma DAM existe para manter grandes coleções de arquivos e informações de modo a fornecer fácil acesso para grandes grupos de usuários. Quando alguém lhe diz que “o arquivo está no DAM“, você sabe que pode facilmente encontrá-lo, você não precisará perguntar se eles o compartilharam com você ou ter que vasculhar seu e-mail para encontrar o link compartilhado que lhe enviaram sabe-se lá quando.
Tarefas básicas ou produtividade, controle e compliance?
Na plataforma de Cloud Storage imagina-se que você conhece as estruturas de folders e pastas e o conteúdo dos seus arquivos e ela oferece bastante flexibilidade para ajudá-lo a organizar e gerenciar o SEU conteúdo.
Na plataforma DAM pressupõe-se que você precisa de ajuda para encontrar o conteúdo uma vez que você pode ter gerado apenas uma pequena parte dele (muitas vezes o conteúdo é gerado por várias partes interessadas, os stakeholders). O principal valor está em encontrar conteúdos diversos que outras pessoas também contribuíram por meio de ferramentas que ajudam a criar estruturas comuns dessas informações e a navegar rápida e facilmente sobre grandes quantidades de arquivos e ajudá-lo a encontrar o conteúdo mais atualizado e aprovado, que você está procurando.
Portanto uma plataforma DAM é a melhor escolha se você:
tem uma cadeia de distribuição grande e variada (agentes internos e externos);
têm vários arquivos e conteúdos criados por diversos parceiros internos ou externos que você precisa encontrar, acessar e distribuir rápida e facilmente;
precisa conceder acesso com permissões diferentes a vários usuários da sua organização ou seus parceiros externos;
precisa compartilhar pastas e arquivos com segurança;
quer flexibilidade para fazer mais do que apenas armazenar e compartilhar arquivos.
Agora que você já entendeu as diferenças entre Plataformas DAM e Plataformas Cloud Storage, descubra a Yapoli:
Uma plataforma DAM inteligente que otimiza a gestão e distribuição de arquivos digitais para as corporações de forma simples, segura, prática, rápida e, principalmente, mensurável.