Está sem tempo? Leia o resumo.
Índice 1. Conteúdos descentralizados 2. Versionamento de arquivos 3. Indexação e busca de materiais 4. Perfis de acesso 5. Compliance e vigência de materiais 6. Permissionamento
Estamos a toda hora falando dos benefícios do uso do DAM para as corporações, para o marketing de campo, como a inteligência artificial pode melhorar seu processo e quais as tendências de DAM para este ano. Mas e o dinheiro? Na realidade, o budget (orçamento) é o que interessa para as empresas. Vale a a pena ter uma plataforma DAM para gerenciar ativos digitais?
Faça as contas e descubra!
Meu objetivo é trazer aqui várias situações do dia a dia da empresa na gestão de ativos digitais e buscar entender o quanto se poderia economizar em cada uma delas, anualmente, como um ROI.
O artigo será extenso, por isso iremos dividi-lo em duas partes. Assim poderemos nos aprofundar no tema.
Anualmente, uma empresa tem altos custos tentando localizar logotipos, imagens, vídeos, arquivos de texto, documentos e outros tipos de conteúdo digital. Nem estamos falando de potencial violação de direitos autorais que podem causar ações judiciais e nem mesmo do custo de refação de ativos digitais que foram criados por alguma agência (que pode nem estar mais no seu rol de fornecedores), mas que agora foram perdidos. Para estes casos e muitos outros que comentaremos aqui e no próximo artigo, o preço de uma plataforma de gestão de ativos digitais pode ser justificado.
À medida que você analisa as situações que podem fazer parte da sua realidade, terá uma imagem mais clara de quanto custa não ter uma plataforma DAM.
Neste primeiro artigo enumeramos alguns casos muito comuns nas empresas, onde não conseguimos medir ao certo o custo por trás do problema, única e exclusivamente porque ele está diluído no custo da operação. Com certeza, algo foi deixado de lado para resolvê-lo.
Vamos a eles:
1) Conteúdos descentralizados
“O conteúdo da empresa está espalhado em diversas plataformas e dispositivos. A todo momento as pessoas solicitam o compartilhamento desses materiais”
Quantas vezes já você precisou usar conteúdos que foram compartilhados por alguém do seu time interno ou externo por meios distintos como: We Transfer, e-mails, WhatsApp, links de ferramentas de armazenamento de arquivos na nuvem (OneDrive, SharePoint, Google Drive, DropBox etc.), mas que você nunca encontra?
Muitas vezes os links ou os e-mails/WhatsApp se perdem na fila de inúmeras mensagens e somem do seu campo de visão. Quando procura por um arquivo ou conteúdo específico, ele pode estar nos computadores ou nas contas da nuvem de várias pessoas. Podem ter sido apagados ou alterados, as pessoas podem estar de férias ou fora do escritório.
Para resolver esse problema você tenta descobrir quem fez o conteúdo, liga para ver quem tem o arquivo que precisa. A pesquisa pode levar de uma hora a sete dias e pode envolver várias pessoas. Se você somar quantas vezes isso ocorre, não só com você, mas com todos da sua equipe e de seus colaboradores externos, todos os anos e multiplicar pelo custo de resolver esse problema, seja tentando procurar onde está, quem tem o conteúdo, seja refazendo-o, isso pode te dar uma ideia de quanto você economizaria, tempo e dinheiro, optando por um DAM.
O ponto crítico seria se esse conteúdo fosse de vital importância para alguma tarefa, como atualização de imagem de produto no seu e-commerce, uma campanha com data pré-definida, apresentação para a reunião com seu diretor, catálogo atualizado de produtos para seu time de vendas … Podemos ficar o dia todo enumerando exemplos comuns no seu dia-a-dia.
Se quiser saber a diferença entre plataformas de armazenamento de arquivos e plataformas DAM leia este artigo aqui.
2) Versionamento de arquivos
“Esta é a última versão desta foto/imagem/arquivo?”
Quantas vezes você ouviu essa pergunta? Isso acontece com bastante frequência, principalmente com o time de campo que, em visitas a clientes ou fornecedores, precisam de informações atualizadas de catálogos de produtos, imagens, tabelas de preço para usar em uma reunião de venda/negociação. Não ter isso de forma acessível, rápida e certeira muitas vezes pode atrasar uma venda ou até perdê-la.
O logotipo ou a imagem do produto errada é usada em vários canais externos, próprios e de parceiros, a agência de mídia externa ou seu time de campo usam material antigo, ou pior, até uma prova é usada em vez do objeto final.
Para resolver esse problema, após descobrir o erro, sua equipe envia um e-mail enorme com o material mais recente anexado e solicita às pessoas que o usem. O problema já aconteceu. Isso se repete com bastante frequência e a correção demanda horas de algumas pessoas para reorganizar as versões corretas, preparar e enviar os e-mails com os materiais corretos.
Da mesma forma que no tópico anterior, faça a soma de quantas vezes isso ocorre com sua equipe em todo o ano, multiplique pelo número de pessoas necessárias para corrigir o problema e pelo custo/hora dessas pessoas. Pronto. Você já tem mais um item para somar ao total de custos.
3) Indexação e busca de materiais
“A pesquisa não fornece os resultados que eu procuro.”
Os recursos de pesquisa das plataformas de armazenamento de arquivos são mínimos e muito limitados. Normalmente, o recurso disponibiliza o nome do arquivo e não existem metadados. Quando você quer procurar uma imagem/vídeo por alguma característica dela (objeto ou pessoa contidos nela, ou cores predominantes ou até mesmo lugar), não consegue encontrar.
Para resolver esse problema, sua equipe organiza manualmente as coisas em pastas e subpastas, mas mesmo assim têm que conhecer toda a estrutura para localizar inúmeros ativos digitais de diferentes características.
Isso demanda tempo e recursos dedicados para a organização dos materiais e pode significar que você tenha que refazer fotos/imagens/vídeos por não encontrar o que precisa. E lá se vão mais recursos para somar ao total.
4) Perfis de acesso
“Outras pessoas precisam acessar o conteúdo, mas hoje só a minha equipe atende todas as solicitações.”
Todos que necessitam de materiais publicitários de produtos/marcas enviam solicitações por e-mail para a sua equipe. Obviamente há atrasos no atendimento dessas solicitações de ativos internas e, principalmente, externas: somente sua equipe pode procurar e entregar esses materiais. Os pedidos ficam acumulados e os solicitantes acabam por usar materiais desatualizados. Sua equipe vira “gargalo”.
Para resolver esse problema vocês precisam correr para atender a todas as solicitações. E não dão conta. Seguem com o envio do e-mail com o material atualizado para os solicitantes. Uma tarefa a mais em que perdem muito tempo.
Mas não perca as contas!!
5) Compliance e vigência de materiais
“Não sabemos se temos autorização de uso para essa imagem nessa campanha”
Usar materiais publicitários sem permissão legal pode gerar litígios de direitos autorais, cujos processos podem ser muito caros. Cada ativo digital pode ter permissões específicas (fins de impressão, uso na Web, uso em determinados dispositivos, determinadas regiões do país) e alguns deles podem expirar em datas específicas. Sua equipe precisa saber onde pode usar qualquer ativo e quanto ele custa, mas vocês não têm clareza sobre isso.
É muito difícil resolver esse problema hoje pois, normalmente, é um conhecimento que está na cabeça das pessoas e muitas delas externas (agências). Ocasionalmente, o conhecimento é perdido ou simplesmente não está disponível, fazendo com que a empresa viole os direitos de usar um ativo digital.
Essa conta é fácil, é só somar ao seu total o valor da multa ou indenização por violação de direitos autorais.
6) Permissionamento
“Não conseguimos controlar as permissões para usuários no nível granular necessário.”
Você precisa de mais controle. Ou talvez de mais braços. Você quase não tem controle sobre quem pode ver o quê e isso causa muitos problemas. Você precisa ser capaz de controlar quem vê quais materiais e quem tem o direito de editar ou alterar esses materiais.
Assim que os enviam para uma pessoa, eles estão “em estado selvagem” e fora de seu controle corporativo. Eles podem ser postados no Facebook prematuramente, ser enviados a concorrentes, vazados etc.
Para resolver isso hoje sua equipe circula cópias impressas de objetos ou mantém pastas em servidores de arquivos abertos: vocês não têm como controlar quem pode ver o quê ou quem pode editar qualquer coisa. Talvez tenham que criptografar manualmente os arquivos. E seja o que Deus quiser!
Ainda está somando os custos totais? Acho que você já pode ter uma ideia de como esses problemas muito comuns podem afetar seu budget (orçamento). Muitas vezes eles são imperceptíveis, pois estão em seu custo operacional. Se quiser saber mais situações reais veja o próximo artigo “Como uma plataforma DAM pode trazer “cost savings” para sua área (Parte II)“
Sabendo como calcular os custos dos problemas do seu dia a dia na gestão de ativos digitais, que tal melhorar o processo de gestão e descobrir como a Yapoli utiliza esses recursos e pode ajudar sua empresa:
Uma plataforma DAM inteligente que otimiza a gestão e distribuição de arquivos digitais para as corporações de forma simples, segura, prática, rápida e, principalmente, mensurável.